Hola, ¿qué tal?, ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de una herramienta que para mí, es clave para la gestión de equipos. ¿Sientes que en tu equipo cada uno va por su lado y tú eres la única persona intentando poner orden? ¿Tienes reuniones, actas, mensajes por Teams… pero al final nadie sabe exactamente qué tiene que hacer y para cuándo? Te voy a contar cómo evitar que tu equipo funcione desorganizado, teniendo en cuenta algunos puntos y usando una herramienta que alinea a todos sin que tengas que perseguir a nadie. Y no, no necesitas ser técnica ni tener experiencia previa.
Muchas personas me preguntan: “Cris, ¿cómo hago para que mi equipo esté alineado y todos rememos en la misma dirección?”
Pues te cuento, y esto viene que te cuento lo he observado con muchos líderes y equipos y casi siempre se repite el mismo patrón: tareas repartidas por mil canales, objetivos poco claros, y una persona (normalmente el líder) agotada intentando coordinar todo.
Créeme, he estado ahí. Y por eso sé lo que funciona y lo que no, al menos en la mayoría de los casos, siempre hay que dejar un margen que tenemos toda la vida para seguir aprendiendo.
En este vídeo te cuento:
– Por qué tu equipo no está alineado aunque tengas reuniones y chats.
– Qué pasa cuando no hay una herramienta común.
– Y las principales herramientas para alinear a tu equipo.
Cuando el equipo no está alineado suele deberse a lo siguiente:
1: Pensar que hablar mucho = estar alineados
Una cosa que veo muchísimo es esto: Hacéis reuniones semanales, estáis en grupos de Teams o Slack, incluso tomáis notas, pero cuando termina la reunión, cada uno entendió algo distinto y no hay alguien o un lugar donde se exponga lo que va a hacer cada uno y los puntos a seguir.
¿Resultado? Confusión, tareas duplicadas o que no se hacen, y tú, frustrado preguntándote por qué no te entienden.
Esto pasa porque no hay un único lugar donde todo el equipo pueda ver qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
¿Cómo lo podemos solucionar? Pues muy fácil, y es aquí es donde entra una herramienta como Planner (de Microsoft). Es súper sencilla, muy visual y permite que todos vean las tareas como si fueran post-its digitales. No necesitas ser una persona técnica. Es muy simple su uso. Ahora te diría que es la herramienta más utilizada entre los equipos ya que es la copia de “Trello” no sé si te suena, pero ahora está dentro del paquete de Teams por lo que es gratuita para la mayoría de las empresas.
Creáis un plan, asignáis tareas (si es posible todos juntos y que tú aunque seas el líder no asignes tareas sin contar con tu equipo, ¡esto es importante!, más bien clave diría yo), ponéis fechas y listo. Cada uno sabe lo suyo. Y si algo cambia, lo ve todo el mundo al instante.
Segundo error por lo que generalmente no hay equipos alineados: Mala o errónea definición de responsabilidades
Me explico, imagina esto: estás esperando que Pedro termine una tarea clave para poder avanzar, pero él pensaba que la tenías que hacer tú. En conclusión, la tarea está sin hacer y esto sucede porque no hay visibilidad de quién hace qué ni en qué estado está cada cosa. Es como trabajar con los ojos vendados.
Solución: tiene que existir un espacio compartido donde se establezcan las responsabilidades de cada persona. Así no habrá dudas y nadie podrá “escaquearse” de ninguna tarea. Esto es clave para lograr alinear a un equipo.
Además de planner, existen múltiples herramientas para trabajar colaborativamente, pero otras también muy utilizadas son Jira o Project. Te dan una vista global de cómo va el equipo. Puedes ver en qué fase está cada tarea, detectar cuellos de botella y redistribuir si hace falta. Estas herramientas sí, son más potentes que Planner y puede dar respeto usarlas al principio, pero hoy en día tienen plantillas súper amigables, incluso para principiantes. Si gestionas proyectos más complejos o con muchas dependencias, Jira te puede salvar.
Y el tercer error que yo observo por el que las personas de los equipos van cada una por su lado es por creer que una nueva herramienta es solo “una cosa más”, no un apoyo real.
Una creencia común es pensar: ‘Uff, otra herramienta más… bastante tengo ya con el email y los chats’. Pero aquí está el problema: Una herramienta bien usada no es una carga, es un salvavidas. Si lo haces bien, se convierte en el lugar donde TODO está claro. Y tú dejas de ser el traductor del equipo.
Lo que sucede es que tiene que ser una herramienta que sea concebida por todo el equipo como algo positivo y para ello te sugiero compartirla con ellos, mostrar sus beneficios y darles una pequeña formación para que no tengan que invertir tiempo ellos solos en entender la nueva herramienta. Esta es la forma más eficaz que yo he encontrado para que las personas se sumen a lo nuevo y no se descuelguen. Recuerda que es muy fácil volver a los antiguos hábitos.
Además, no empieces con todo. Empieza por un solo proyecto o una sola área. Te aseguro que si perciben los beneficios y saben cómo usar la herramienta, poco a poco, verás cómo el equipo lo integra de forma natural.
Entonces, recapitulamos:
– Si quieres que tu equipo esté alineado sin tener que repetir lo mismo mil veces… necesitas una herramienta común.
– Con opciones como Planner, Jira o Project, puedes organizar tareas, dar visibilidad y repartir responsabilidades sin volverte loca. Recuerda que Planner es para proyectos más sencillos o para poder tener la trazabilidad diaria de tu departamento o área, mientras que Jira o Project está enfocada en la gestión de proyectos complejos.
– Forma a tu equipo en la herramienta que decidáis, es importante que alguien de vosotros la controle previamente para que pueda explicársela al resto, este es un paso clave para la sostenibilidad de este cambio, es decir, para la utilización de esta nueva herramienta y que no se vuelva atrás.
– Y por último, recuerda que no tienes que usarlo todo de golpe: empieza por un solo proyecto y prueba cómo funciona.
De esta forma poco a poco el equipo lo irá integrando y lo mejor: vas a ganar tiempo, claridad y tranquilidad. Porque cuando cada persona sabe lo que tiene que hacer y para cuándo. El equipo fluye y tú puedes liderar sin estar apagando fuegos cada día.
Cuéntame ¿qué herramienta usas ahora (si usas alguna) para organizar a tu equipo?
Así te puedo recomendar la mejor forma de empezar o igual ¡me sorprendes con alguna que no yo no conozca! Por qué no.
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Facilito que líderes y equipos trabajen con foco, agilidad y resultados
Consultora de Talento. Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.
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