Os cuento qué son los acuerdos de equipo (working agreements) y os dejo un ejemplo que con seguridad os va a ayudar a ver su gran utilidad. ¡Son imprescindibles en cualquier equipo!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Hoy te vengo a hablar de lo increíble de los acuerdos de equipo (working agreements). Te voy a contar un ejemplo de acuerdos de equipo que establecí hace un año en una organización. Era un equipo de finanzas de una empresa del sector industrial, 6 personas incluido el responsable. Permitirme que cambie el nombre de los integrantes del equipo para mantener su confidencialidad.

Estos acuerdos se establecieron para que el equipo fuera más ágiles en su día a día y os garantizo que fue increíble lo que ayudó al equipo en su eficiencia.

Algo que se suele hacer, aunque no siempre, es poner un nombre al equipo, tratamos de darle entidad al grupo y poco a poco configurar y crear sentimiento y espíritu de equipo. En este caso el equipo se llamó NEANDERTAL FUTURO. Creo que solo con el nombre ya intuimos muchas cosas ¿no? ☺️

Comenzamos estableciendo los valores, que fueron: pasión, ilusión, gratitud y honestidad. Establecimos qué era pasión para ellos, ilusión, gratitud y honestidad. Recordemos que una misma palabra puede ser entendida de muchas formas por cada persona y tenemos que alinearnos y entender todos lo mismo.

Roles y responsabilidades. Las establecimos y anotamos cuáles eran de cada persona, siempre indicando que existe corresponsabilidad por parte de los miembros del equipo y si yo termino mi trabajo o cualquier compañero necesita ayuda, la vamos a prestar independientemente de que lo que vaya a hacer no sea mi responsabilidad directa. ¡Esto fundamental!

Objetivos del equipo. Revisamos los objetivos de la organización que dejamos anotado solo por recordarlo, luego los objetivos generales del equipo y luego cada uno indicó cuáles eran los suyos a nivel individual. Buscamos la transparencia y la ayuda de cualquier miembro. Si por ejemplo uno de mis objetivos individuales es mejorar con SAP y hay alguien en el equipo que es muy bueno, esa persona puede ayudarme, darme apoyo y hacer mentorías conmigo.

Una vez establecimos esto primero, luego fuimos comentando varios puntos como son:

• – Para las buenas prácticas, se crea un documento compartido word en el que cada persona se compromete a anotar la cosas/tareas buenas, que le funcionan y cuáles no le han funcionado, no hay que detallar demasiado, sí poner el nombre al lado de la buena práctica por si algún día alguien lee alguna, tiene dudas, saber a quién referirse. Se trata de poner cosas tipo: “fue genial trabajar con el proveedor X (Luis)” o “cuidado con el proveedor X, al final de mes no me entregó a tiempo los informes y me dijo que faltaba un papel nuestro (Luis)”. Consiste en indicar cosas relevantes para los miembros del equipo que les puedan ayudar.

• – Se determina que vamos a usar Planner y se especifica qué es lo que vamos a escribir, si requisitos o tareas y se acuerda que requisitos y se dice que los requisitos conllevan realizar tareas que nos llevan entre 1 semana y 15 días. Si son tareas más pequeñas se agrupan en una que se llame “NOMBRE PERSONA EQUIPO_gestión”.

• – También se acuerda que utilizaremos mensajería Teams para temas urgentes y entre todos determinamos que es la urgencia. En este caso se dijo que son temas que si no se resuelven justo en ese momento bloquean poder avanzar con un tema importante.

• – Como la empresa permite 2 días de teletrabajo y no todo el equipo puede coincidir trabajando – desde casa, en un documento adjunto establecimos los días que cada uno seleccionaron para teletrabajar el 2023.

• – Además, como el horario de trabajo es flexible de 7.30 a 19.30h, cada uno elige cuándo trabajar, pero si se teletrabaja, siempre se ha de estar disponible en las siguientes franjas horarias: de 10 a 13h para reuniones. De no poder, se ha de avisar al equipo.

• – Por otro lado, si alguien se ausenta durante mucho tiempo (más de 1 hora) del puesto de trabajo, estemos o no teletrabajando, no hay problema, pero deberemos avisar al equipo.

• – Se determina también que el tercer jueves de cada mes comeremos juntos. Cada mes una persona del equipo elige el lugar para comer. Se pagará con el dinero del equipo.

• – Algo clave y muy importante. Si alguien se encuentra mal por algo relativo a algún compañero o forma de hacer o gestionar, tiene OBLIGACIÓN de comunicarlo al equipo y dar feedback sobre qué le sucede para buscar juntos una solución. Si el problema es con alguien en concreto, hablará con ese alguien y tratarán de llegar a un acuerdo o solventar la situación. Si no es posible, se comentará a Luis o a Cris y se buscará una alternativa conjunta (en este caso a mí me contrataron para formarles en agilidad y ayudarles a dar los primeros pasos hacía una cultura ágil, de ahí que yo salga aquí).

• – Otro punto que me interesaba tratar era el reconocimiento. Esto es algo que no era frecuente en el equipo y se decidió conjuntamente hacer Kudo Box pero ¡a su manera! Ahí os dejo el link para que podáis ver en qué consiste si no lo conocéis y por supuesto, siempre lo podéis adaptar a vuestro contexto y necesidad.

• – Para tomar decisiones conjuntamente sobre temas en los que hubiera que debatir, emplearemos MURAL, la herramienta de co-creración (estará disponible en noviembre) de la que ya he hablado en otra ocasión y os dejo el link. Muy crear y reflexionar en equipo.

• – Se acuerda además que las reuniones grupales de seguimientos serán moderadas cada vez por un integrante del equipo diferente. Empieza Ane, sigue Julián, María, Luis, Laura y Fernando.

• – Las reuniones que se harán serán: 3 veces a la semana una reunión para ver qué tal va cada persona del equipo y cómo lo lleva, no durará más de 20 min. Y cada 15 días habrá una reunión de revisión y una retrospectiva (os dejo link a un post sobre cómo hago estas reuniones, es un ejemplo). Por recordarlo, en la de revisión se revisa el trabajo que están haciendo los integrantes del equipo y en la retrospectiva cómo está trabajando el equipo y en esta es donde yo entro en juego con diversas dinámicas para ayudarles a reflexionar y a mejorar “como equipo” insisto.

Hay que decir también que este documento lo revisamos cada mes por si hay algo que cambiar y es fantástico por si alguien nuevo se incorpora al equipo. Se le entrega y se le pide que lo lea y si tiene dudas o quiere cambiar o modificar algo, lo puede decir sin problema para hablarlo y ver si es algo aceptado por el resto. Importante decir que para estos acuerdos a mí me gusta, si utilizamos Planner, que estén en la primera columna y si se prefiere aparte, en un documento compartido que siempre esté visible para todos.

Bueno, como ves hay muchas cosas de la que hablar y esto es solo un ejemplo. Cada equipo es un mundo y los acuerdos son muy diversos. Anímate y pruébalo con tu equipo, seas o no el responsable, ¡proponlo! Os ayudará muchísimo en la eficiencia ya que todas las reglas están claras, sabemos qué se espera de nosotros y cómo tenemos que hacer.

Espero que lo hayas disfrutado, si tienes cualquier duda, aquí me tienes y si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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