Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? hoy te vengo a hablar de una reunión que transforma equipos. ¿Sientes que tu equipo va bien, pero que podría trabajar mejor? ¿hay algunos conflictos ocultos que no salen a la luz y eso dificulta el trabajo?
Si sientes que las cosas no fluyen como te gustaría, que hay conflictos sutiles o que el rendimiento se estanca, quédate porque hoy te hablo de una reunión clave que la mayoría de líderes evita y que puede ser el punto de inflexión para que tu equipo empiece a avanzar de verdad.
Cuando trabajo con equipo me dicen “Cris, lo dejamos ya para el próximo mes” “Jo, tu siempre tan insistente con esta reunión”, pero, ¿sabes qué sucede? Que pasados 2-3 meses me dan las gracias por “haber sido pesada”, ya que la eficiencia del equipo mejora notablemente.
Ahora verás cómo. Hoy vamos a hablar de:
✔ Qué es realmente una reunión de retrospectiva (y por qué no es “perder el tiempo”)
✔ Por qué muchos equipos la evitan.
✔ Cómo prepararla para que no se convierta en una terapia de grupo ni en una queja eterna.
✔ Herramientas que te ayudan a hacerla ágil, visual y colaborativa (y es fantástico con equipos remotos)
Primero. ¿Qué es una reunión de retrospectiva y por qué importa?
Es una reunión en la que el equipo para y reflexiona sobre cómo está trabajando, y no hablamos de qué está haciendo en concreto. El objetivo no es repasar tareas, sino detectar lo que está funcionando y lo que necesita mejorar en la colaboración, la comunicación y la organización interna del propio equipo.
Esta reunión puede parecer que es solo para proyectos ágiles, pero no es así, es beneficiosa para todo tipo de equipo.
Te pongo un ejemplo real:
En una organización del sector logístico, el equipo directivo llevaba meses con mal ambiente. Lo atribuían a la carga de trabajo, al exceso de proyectos abiertos. Cuando hicimos una retrospectiva guiada, salió a la luz algo muy distinto: lo que más les desgastaba era que muchas decisiones importantes se tomaban fuera de las reuniones, en conversaciones informales entre unos pocos.
Esa dinámica generaba sensación de exclusión y desconfianza, aunque nadie lo decía por miedo a tensar más el ambiente y por no generar conflictos. Tras la retrospectiva, decidieron que todas las decisiones relevantes se tomarían en espacios compartidos. En solo dos semanas, la tensión bajó y volvieron a colaborar con más fluidez.
Entonces, ¿cuáles son algunas claves para hacer estas reuniones efectivas?
- El equipo debe estar presente al completo, aunque algunos o todos estén en remoto.
- Crear un espacio seguro donde se pueda hablar sin miedo, no se juzgará.
- Centrarse en comportamientos observables, no en personas. Y expresar conformidad o disconformidad de los comportamientos o acciones concretas, no de las personas.
Vamos al segundo punto. ¿Por qué cuesta tanto hacer esta reunión?
Porque requiere parar y cuando sentimos que vamos tarde, lo último que queremos es parar. Además, porque da vértigo hablar de lo que no funciona. Muchos líderes temen abrir “la caja de Pandora” y la realidad es que esa caja ya está abierta… pero no se habla de ella y esto es lo peor que podemos hacer.
Te pongo otro ejemplo real:
Un equipo comercial no quería hacer retros porque decían que todo estaba bien. En la primera sesión, surgió que nadie entendía cómo se asignaban los leads a cada persona. Los leads por si alguien no sabe de esto, hacen referencia a los contactos para cada comercial, contactos potenciales que luego pueden convertirse en clientes reales. Bien, pues había enfado contenido desde hacía meses con este tema. En la misma reunión, se rediseñó el proceso de reparto de leads, fueron unos 20 minutos aproximadamente lo que tardaron. Si te fijas, algo aparentemente sencillo, que se podía haber resuelto hace mucho tiempo mantenía al equipo con un importante nivel de enfado. Solo fue dedicar algo de tiempo y el problema se solventó rápidamente. No todos los problemas o dificultades se resuelven tan rápido, pero es importante destinar un tiempo a reflexionar sobre las cosas que funcionan y sobre las que no, ya que es la única forma de mejorar.
Sugerencias prácticas para esta reunión:
– Empieza por una sesión corta: 30-40 min.
– Usa preguntas simples: ¿Qué ha funcionado bien? ¿Qué podríamos hacer diferente? ¿Qué necesitamos cambiar para trabajar mejor en equipo? Usar preguntas sencillas y abiertas dan paso a que la personas se expresen y se abran.
Vamos al tercer punto. Herramientas que hacen fácil y visual esta reunión
Muchas personas asocian las retros con pizarras llenas de post-its. Pero hoy puedes hacerlas igual de potentes, incluso más, teniendo a tu equipo en remoto.
Algunas herramientas que yo utilizo mucho:
– Miro o Mural: hay plantillas listas para usar y si no las puedes crear. Herramientas muy intuitivas y fáciles de usar.
– Whiteboard: dentro del paquete de Teams, es como Mural, una copia.
– Mentimeter o Slido: para captar opiniones anónimas y romper el hielo. Si tienes a personas tímidas en tu equipo, estas son las herramientas para que todo el mundo se anime a participar.
PONER LAS HERRAMIENTAS EN YOUTUBE
Como ves, si introduces retrospectivas de forma regular (aunque sea una vez al mes):
– Tu equipo gana voz.
– Afloran tensiones antes de que exploten.
– Las mejoras salen desde el propio equipo (y no solo desde ti como líder).
– Y el clima laboral mejora y las personas se comprometen más, porque la gente siente que se le escucha.
Cuéntame si has probado este tipo de reuniones con tu equipo, cómo te ha ido y cualquier duda, aquí me tienes. Recuerda, si este contenido te ha resultado interesante y crees que puede ayudar a más gente, ¡suscríbete y comparte!
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Consultora de Talento. Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.
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