Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? hoy te vengo a contar historias de equipos reales aplicando Kanban y Scrum que seguro que te ayuda. ¿Has intentado aplicar alguno de estos marcos en tu equipo y al final habéis terminado haciéndolo ‘a vuestra manera’?
Tranquilo, no eres la único. Y no, no lo estás haciendo mal por adaptarlo porque es lo que hay que hacer, adaptar el marco a tu necesidad, lo veremos.
Hoy te voy a mostrar cómo 4 equipos reales han personalizado estos marcos a su día a día y les está funcionando.
Porque la clave no está en seguir el marco o framework al pie de la letra, sino en entender el para qué de cada práctica y ajustarla a la necesidad del equipo.
Quédate hasta el final, porque te llevarás ideas prácticas para adaptar Agile a tu realidad sin perder lo que lo hace valioso: foco, colaboración y mejora continua.
He seleccionado de todos los equipos con los que he trabajado, algunos de diferentes departamentos para que puedas ver que no se trata de tener que ser de tecnología para usar esto, si no que en marketing, finanzas, RRHH u operaciones, también se puede emplear.
Vamos a por el primer Equipo: este de RRHH
Este equipo de RRHH en una empresa del sector industrial, gestionaba muchos procesos de selección a la vez y sentían que todo era urgente, pero nada avanzaba como les gustaría. Los procesos se amontonaban, hacían entrevistas pero no daban feedback a ningún candidato, había muchos que si el manager del área no les pregunta, se quedaba a medias. Y no les culpo, bueno, faltaba organización, pero es cierto que el volumen de procesos era altísimo.
¿Qué hicieron? Adoptaron una versión simplificada de Scrum, muy visual y enfocada a resultados concretos.
Comenzaron a usar un tablero compartido donde cada columna refleja el avance del candidato (CV recibido, entrevista, validación manager, oferta, incorporación). Para este proceso eran 3 personas y cada uno se comprometía, cuando ya el candidato finalista llegaba a la fase de incorporación, a responder a los candidatos entrevistados para informarles de su no continuación en el proceso.
Trabajan en sprints de 15 días, y en cada uno se proponen un objetivo concreto: por ejemplo, cerrar 4 incorporaciones. Hacen un planning quincenal para priorizar procesos y repartir tareas. Hacen un check-in a mitad del sprint para revisar bloqueos. Finalmente, hacen una breve retrospectiva, te dejo un par de links a esta reunión para que puedas revisarla en profundidad, para ver qué ha funcionado en su forma de trabajar como equipo y qué hay que ajustar.
Gracias al foco que les da el sprint, han pasado de reaccionar a planificar. Y ver los avances en el tablero les da motivación y sensación de avence.
Vamos a por el segundo equipo, en este caso de Marketing.
Ahora te hablo de un equipo de marketing digital que trabajaba principalmente en la gestión de campañas para clientes. Un equipo con perfiles creativos, plazos ajustados y un entorno donde lo que es prioritario hoy, mañana puede no serlo. Todo cambia muy rápidamente.
Intentaron empezar con un enfoque Kanban “clásico”, con las típicas columnas de “Por hacer / En curso / Hecho”. Pero enseguida se dieron cuenta de que el tablero no les servía: las campañas se modificaban a mitad de ejecución, los clientes pedían cambios urgentes y lo que ayer estaba “en curso”, hoy volvía a la casilla de salida. ¿Cuál era el resultado?: frustración y sensación de estar apagando fuegos a todas horas.
¿Qué hicieron para adaptarse? Rediseñaron completamente el tablero, dividiéndolo por flujos de trabajo específicos: Contenido (textos, copies, guiones), Diseño (piezas visuales, banners, creatividades) y Distribución (programación, publicaciones, envíos)
Así, cada tarea encontraba su lugar según el tipo de trabajo, no solo según el estado.
Añadieron una columna fija semanal llamada “En revisión con cliente”, que les ayudó a identificar claramente las tareas bloqueadas externamente. Eso fue clave: muchas veces la sensación de “no avanzamos” no venía de una mala gestión interna, sino de estar esperando una validación externa que no llegaba.
Hicieron más ágil su reunión de seguimiento: todos los lunes, 20 minutos. Cada persona entra al tablero, mueve sus tarjetas según el estado real, y prioriza visualmente lo que es más importante para esa semana.
¿Esto en qué se tradujo? más claridad, menos frustración y, sobre todo, mejor colaboración entre perfiles creativos. Antes, diseño y contenido trabajaban en paralelo sin entenderse del todo. Ahora, ven en qué parte del flujo está cada pieza, qué depende de quién, y cómo pueden anticiparse mejor.
El siguiente equipo del que te voy a hablar es un equipo de soporte en el que aplican “Scrumban”.
Este equipo da soporte interno en una empresa mediana, de 160 empleados. Su día a día está lleno de solicitudes, incidencias, pequeños proyectos y muchas interrupciones imprevistas, esto como en casi todos los equipos. Viven en un entorno cambiante, con alta demanda y necesidad de respuesta rápida, pero por supuesto, la calidad no se puede dejar de lado.
En un primer intento, el equipo optó por probar a aplicar Scrum: planificaciones cerradas, roles definidos, ceremonias establecidas. Lo vieron como una forma de ganar estructura, foco y orden, pero pronto se dieron cuenta de que Scrum era rídigo para ellos. El tipo de trabajo que hacían no siempre podía esperar a la siguiente sprint review, ni tenía sentido cerrar compromisos que al día siguiente podían romperse por una urgencia.
¿Qué hicieron entonces? Evaluaron Kanban, por su flexibilidad y enfoque en el flujo continuo. Pero lo vieron demasiado abierto para su momento: les daba libertad, sí, pero también la sensación de descontrol. Entonces, hicieron algo muy interesante y que es lo que hay que hacer adaptar los marcos a nuestros contextos. Crearon un híbrido: trabajan en ciclos de 10 días, con planificación cada dos semanas, pero sin compromiso cerrado. Usan un tablero Kanban con límites por columna y reuniones solo cuando detectan atascos. Lo más importante: cada viernes tienen un espacio de 15 minutos para revisar qué fue bien, qué no y qué se puede ajustar en su forma de trabajar.
El equipo se siente autónomo pero alineado, y la calidad de las respuestas ha mejorado notablemente.
Y para este último equipo te quiero contar cómo en finanzas también se pueden aplicar marcos de trabajo ágiles.
Este equipo de finanzas de una empresa del sector retail, gestionaba tareas muy diversas: cierres mensuales, reportes periódicos, validación de gastos, previsiones, relación con proveedores y seguimiento presupuestario. Su problema no era tanto la carga de trabajo, que también, si no más la sensación de estar apagando fuegos constantemente. Había mucho trabajo recurrente, pero también interrupciones frecuentes por tareas urgentes que no siempre estaban bien priorizadas. Porque como sabes, hay muchos temas que parecen urgentes pero que realmente, no lo son.
Bien, pues este equipo intentó organizarse con una lista compartida de tareas, pero se perdían contexto y nadie tenía una visión clara del flujo de trabajo, de lo que se estaba haciendo y para cuándo tenía que estar.
Entonces, decidieron aplicar Kanban adaptado a su contexto. Implementaron un Tablero visual compartido (Planner, te dejo un par de post sobre esta fantástica herramienta), con las siguientes columnas: Pendiente de información externa, Por hacer esta semana, En curso, En revisión y Finalizado. También, añadieron etiquetas por tipo de tarea: cierre mensual, control de gasto, proveedor, auditoría, etc. Así podían ver el equilibrio del trabajo entre tipos y detectar cuándo una categoría se saturaba. Agruparon las tareas recurrentes (por ejemplo, el cierre contable mensual) como checklists predefinidas dentro de una tarjeta tipo. Cada mes, duplican esa tarjeta y la completan paso a paso.
Hicieron una breve reunión semanal de 30 minutos los lunes, donde cada persona mueve sus tareas y comenta bloqueos. Eso les permite redistribuir mejor la carga y anticiparse a los picos de trabajo y una vez al mes, una mini retrospectiva para revisar qué mejorar como equipo a la hora de trabajar con Kanban.
Todo esto hizo que haya menos urgencias mal gestionadas, porque ahora todos ven lo que hay en curso. También una mayor anticipación y planificación, gracias a la visualización del trabajo, una mejor comunicación entre personas del equipo, sin depender de correos ni perseguirse por Slack y un cambio importante de percepción: ya no son el equipo que “va apagando fuegos”, sino el que mantiene el ritmo y da confianza al resto de la organización.
Como te puedes imaginar todo esto llevó tiempo, unos 3 meses para poner todo en marcha, pero los resultados han sido increíbles.
Como ves, no hay una única forma correcta de aplicar los marcos ágiles, tienes que adaptar al contexto y necesidad de tu equipo.
Lo que importa es que cada equipo entienda qué necesita, adapte con foco y lo sostenga en el tiempo.
Si aplicas esta forma de trabajar, vas a notar cómo tu equipo trabaja con más autonomía, menos fricción y mejores resultados.
Cuéntame si tienes algún otro ejemplo, leo en comentarios. Y como siempre, si este contenido te ha resultado interesante y crees que puede ayudar a más gente, ¡suscríbete si aún no lo has hecho y comparte!
Cristina González Manzano
Facilito que líderes y equipos trabajen con foco, agilidad y resultados I Estrategia de Carrera y Mentoring Profesional
Consultora de Talento & Cambio. Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.
