En este post te cuento cómo creamos un marco de trabajo que puede llamarse SCRUMBAN.

¡Descúbrelo!

Hola ¿qué tal? ¿cómo estáis? Hoy os vengo a contar un ejemplo de un equipo que hace Scrumban o como lo queramos llamar, ahora os cuento.

Es una organización del tercer sector, un equipo de 5 personas con el responsable. No es un equipo T, un equipo transversal en el que tenemos distintas disciplinas si no un equipo “tradicional” por así decirlo. Ahora el manager será una más del equipo y su función será la de ser un líder coach, mentor, facilitador del equipo. Esto que puede sonar muy “normal” o “sencillo” es todo lo contrario, porque pasamos de tener a una persona que organiza, dirige y gestiona el área a tener una persona que da soporte, apoyo, guía, pero “no manda”

Os adelanto que ya trabajamos mucho en el cambio cultural de las personas, sin ello nada de esto que ahora os voy a contar tendría sentido o habría funcionado. Porque lo que me gustaría contaros es cómo este equipo aplica el marco de trabajo que ellos mismos han creado que podríamos decir que es algo que podemos llamar SCRUMBAN que sería una mezcla entre prácticas de Kanban y prácticas de Scrum. ¡Vamos a descubrirlo!

Lo primero es que decidieron emplear como herramienta colaborativa Planner, para el tipo de proyectos que ellos desarrollan era suficiente, luego si se complicaba migrarían a otra con algo más de posibilidades, ya que Planner en función del proyecto puede quedar un poquito corto de funcionalidades.

Os cuento cómo es su Planner (tienen 2 tableros, al final os cuento): en la primera columna ponen los acuerdos de equipo, esto es algo que yo hago mucho hincapié y que trabajo en detalle con los equipos. Para poder trabajar todos alineados y de la misma forma, primero tenemos que establecer cómo vamos a trabajar, vamos a hablar de requisitos o tareas, recordemos que los requisitos son tareas más amplias que conllevan a su vez desarrollar varias tareas, por otro lado, cómo vamos a indicar si alguien quiere incluir algún nuevo requisito o tarea, además, cómo vamos a identificar si alguien quiere hacer algún cambio en alguna tarjeta (recordemos que las tarjetas son las requisitos o tareas que incluimos en Planner). Tampoco podeos olvidar cuáles van a ser las cadencias o eventos, reuniones que vamos a tener, diarias, semanales, bisemanales, qué vamos a trabajar en cada una de ellas. Cómo nos vamos a comunicar, etc. Como veis se trata de establecer cualquier detalle que afecte al trabajo en equipo y puesta en marcha de Planner. Me gusta que el equipo decida dónde va a poner estos acuerdos para que estén bien visibles y nadie pueda decir que no se acuerda o que no participó. Para equipos que están empezando con estas nuevas formas de trabajar, yo sugiero ponerlos en la primera columna porque así no hay dudas y siempre están presentes.

Bien, pues una vez que ya tenemos los acuerdos de equipo, este equipo en concreto tiene 5 columnas más, una se llama “Todo por hacer” que sería el backlog del proyecto, donde están listadas todas las tareas (hablan de tareas y no de requisitos, así se acordó, aunque hay alguno que a veces se cuela y es requisito). Otra columna que se llama “Listo para empezar” que hace referencia a tareas que ya se puede empezar a trabajar en ellas. Otra columna llamada “En proceso” referente a las tareas que están haciendo los diferentes integrantes del equipo. Otra columna llamada “En espera” que significa que un tercero tiene que hacer algo o que por algún motivo no se puede continuar trabajando en dicha tarea y una última llamada “Terminado”. Además, tienen un WIP establecido, por recordar, el WIP es una de las mediciones de Kanban y hace referencia al número máximo de tareas que pueden estar en curso. Esto ayuda a que haya flujo, a identificar cuellos de botella y a su vez a evitar los cuellos de botella, es decir, si hay ciertas tareas que vemos que no avanzan lo identificaremos más rápido que si hay un número ilimitado de tareas en el haciendo.

De Scrum lo que este equipo ha adoptado es una persona tipo Scrum master/agile coach, que soy yo, que les ayudo tanto en cambio de cultura, trabajo con el equipo, en su forma de ser y también les doy apoyo con el marco de trabajo si tienen dudas y también si hay algún impedimento trato de darles soporte para resolverlo, buscar alternativas. Y además algo también de Scrum es trabajar por sprints, decidieron, para determinados proyectos del área, trabajar por sprints ya que consideraron que sería más eficiente y ciertamente lo está siendo. Por esto, tienen 2 Planners en los que en ambos la primera columna son los acuerdos de equipo. En una de ellos trabajan las tareas generales del área y en otro este proyecto en concreto que trabajan por sprints. Estos son de 15 días, lo establecieron así porque como no se dedican en exclusiva a este proyecto, necesitan algo más de tiempo para avanzar en la tareas que se proponen.

Espero que te haya sido de interés este ejemplo, cualquier duda, ya sabes donde me tienes y si te gusta ¡comparte!

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Descubriendo Scrum. Parte 2: https://www.cristinagmanzano.com/descubriendo-scrum-parte-2/

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Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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