Hola, ¿cómo estás? hoy te voy a hablar de los cambios y es que si quieres implantar un cambio, por ejemplo, implantando una nueva herramienta en tu equipo, hoy te cuento los 4 pasos claves que tienes que seguir para que funcione.

Esto que te voy a contar no me lo he inventado, no ha salido de chatgpt ni ninguna herramienta parecida, te lo cuento por la experiencia que tengo de trabajar a diario con muchos equipos apoyándoles en el cambio y mejora de procesos y procedimientos.

Algo que veo cada vez más en empresas y equipos que quieren mejorar su forma de trabajar, es que implantan una herramienta de IA, un nuevo software, una plataforma más potente…Y puede que sí, puede que esa herramienta ayude, pero hay algo que la mayoría pasa por alto y es lo que marca la diferencia entre que el cambio funcione o no. ¿Sabes qué es? Sí, exacto, eso que seguramente estás pensando: Las personas.

Puedes tener la mejor herramienta del mundo o una fantástica idea para un cambio de proceso o de nuevo hábito, pero si no has preparado a las personas para ese cambio, no va a funcionar. ¿Por qué? Porque las personas no cambian solo porque tú lo digas. Cambian si tienen motivos, si entienden el para qué, si se sienten capaces y si ven que no están solas en el proceso.

Yo lo veo muy claro cuando hago focus groups con equipos dentro de organizaciones.
Te sorprendería la cantidad veces que, al preguntar qué opinan de una nueva herramienta, la respuesta es:

“Otra cosa más…”
“Nos la han impuesto…”
“Nadie nos preguntó…”
“No me da tiempo ni a entender cómo funciona.”

Y al final, una herramienta que se sería como salvadora, que iba a ahorrar tiempo… termina generando más carga mental, más rechazo y más frustración.

Entonces… ¿cómo se gestiona bien un cambio?

Te voy a dar una fórmula muy útil, la fórmula del cambio de Beckhard y Harris.

Verás qué interesante:

C = (ABD) > X

Nos dice que para que el cambio (C) sea exitoso, el coste percibido que conlleva ese cambio (X), es decir, el esfuerzo, el riesgo, la complejidad que va a conllevar el cambio debe de ser menor que 3 aspectos:

1. Lo necesario y urgente que se necesita el cambio (A), según lo perciben la personas.
2. Los beneficios o mejoras del cambio para cada persona/equipo (B)
3. Y cómo de fácil, cómodo, es el cambio.
   

Esto viene a decir que para que las personas se involucren de verdad en un cambio, tienen que sentir que el esfuerzo que van a hacer compensa el resultado que van a obtener.

Y si te fijas, para que las personas perciban “cosas”, la herramienta clave, indispensable y que hay que usar con máxima delicadeza es…¡exacto! La comunicación. En la gestión de los cambios la comunicación juega un papel esencial. Las personas tienen que entender muy bien el cambio y sobre todo sus ventajas, lo que ellas ganan con el cambio, porque está muy bien que la empresa gane “X” con el cambio, pero para que yo como colaborador me involucre, necesito saber qué voy a ganar yo si hago el esfuerzo por cambiar lo que me están pidiendo. Como ves, esto parece sencillísimo, ¿verdad? Pues se hace mal en la mayoría de los casos…

Pues bien, si estás pensando en implantar una herramienta nueva o realizar algún tipo de cambio en tu área/departamento u organización, te propongo empezar así:

Paso 1. Para, pregunta y Escucha.

Antes de implantar nada, entiende qué está pasando. ¿Dónde están emocionalmente las personas de tu equipo? ¿Están saturadas? ¿Abiertas al cambio? ¿Con miedos? ¿Dudas? ¿Incertidumbre? Y aquí te pido que no presupongas nada, absolutamente nada, cuidado con inferir que es muy fácil. Solo dedica una hora a preguntar y escuchar. Es clave saber en qué punto del cambio está cada miembro, de esta forma será más fácil ubicarlos y trabajar con ellos también a nivel individual.

Paso 2. Ubica a cada persona o equipo en el mapa del cambio

Hay personas que están listas, y otras que no. Es normal, cada persona estamos en un momento de vida, tenemos nuestros sesgos, nuestros gustos, nuestros objetivos y todo ello afecta en esta gestión. Por esto, créate una matriz muy sencilla, son dos ejes:

• – Por un lado, actitud ante el cambio: desde resistencia hasta entusiasmo.
• – Por otro, nivel de habilidad para enfrentar el cambio: desde inseguridad hasta confianza.

De esta forma, ubicarás a cada persona en un punto de la matriz y te ayuda a saber qué necesita cada persona. Unos, formación técnica, otros, conversaciones, otros, apoyo emocional o varias de estas. Lo importante primero es identificar lo que tenemos.

Paso 3. Traza un plan de acción sencillo

Hazlo visual. Paso a paso. Sin abrumar. En muchas ocasiones se trazan planes muy minuciosos o con una complejidad de palabras que abruma a las personas. Sé simple al transmitir la información, expón de manera clara y sencilla los dos o tres primeros pasos que se van a seguir, en función de cómo les veas, puedes incluso preguntar quién se anima a avanzar con tus propuestas. De primeras, si aún el equipo no está maduro para proponer ellos mismos el cambio, puedes proponer tú las primeras acciones y preguntarles, como te digo, quién se anima a liderar esta propuesta. Y una vez ya tengas a la persona, les puedes preguntar, y ahora, ¿cómo hacemos el seguimiento? Recuerda que cuanto más les involucres más efectivo será el cambio, ya que no parte solo de ti, si no que ellos también aportan en la medida de lo posible.

Paso 4. Acompaña y mucho.

El cambio no se impone, el cambio se acompaña. Como acabamos de ver, es interesante poner a alguien al frente del seguimiento del cambio o de las distintas acciones propuestas para que anime, escuche, pregunte por retos, avances, apoye con las dudas, etc. Esta persona va a obtener un feedback muy valioso que servirá para establecer los cambios, valga la redundancia, necesarios en las propuestas que se están implantando y lograr a medio plazo la sostenibilidad de estos y evitar que las personas se queden atrás o vuelvan a lo anterior. Algo muy tentador ya que como decimos, cambiar requiere de esfuerzo y por esto, lo importante es ser capaz de transmitir los beneficios que conllevará para las personas, no para la organización, recuerda esto. Que tú le digas a una persona que si hacemos esto de esta manera la empresa va a mejorar su rentabilidad en un 3%, pues sí, está muy bien para la empresa, pero ¿para esa persona en concreto? ¿qué le va a aportar a ella?. Esto no lo olvides nunca, ¡es una de las clave del éxito del cambio!

De hecho el cambio, no es difícil, pero sí necesita intención. Cambiar no es solo implantar algo nuevo, es generar confianza para que las personas nos sigan con lo que proponemos y esto solo se consigue si ponemos a las personas en el centro del cambio.

Recuerda:

Paso 1. Para, pregunta y Escucha.

Paso 2. Ubica a cada persona o equipo en el mapa del cambio

Paso 3. Traza un plan de acción sencillo para cada tipo de persona según la matriz que hiciste anteriormente

Paso 4. Acompaña y mucho. Pide feedback,que te cuenten cómo van con la nueva implantación del cambio que hayas querido o necesitado implementar y realiza los ajustes necesarios para que sigas sumándose al cambio o terminen por sumarse.

Si sigues estos pasos, ¡no habrá cambio que se te resista!

Cuéntame, ¿cómo gestionáis los cambios en tu equipo o en tu empresa?
¿Te has encontrado alguna vez con resistencia al implantar algo nuevo?

Te leo en comentarios y si crees que esto puede servirle a alguien… ya sabes, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Facilito que líderes y equipos trabajen con foco, agilidad y resultados

Consultora de Talento. Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0. HCMP.

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