En este podcast, como apasionada de la planificación y la organización te cuento una historia muy interesante que me sucedió con un cliente a través de la que aprenderás a gestionar mejor tu agenda.

¡Espero que lo disfrutes!

Hola, ¿qué tal? ¿cómo estás? Comienza el año y hay que poner, como siempre, toda la carne en el asador. Ya cerrando nuevos proyectos y ¡abriendo otros muy interesantes!

Yo como todos los años, dispuesta a todo lo que la vida me quiera regalar, si es bueno mejor, ¡por supuesto! 😉 Y para ello, ¿cómo me preparo? Te lo cuento.

En el podcast de septiembre hablaba de constancia y perseverancia y es que es algo que no falta en mí además del orden y la planificación. Soy una apasionada de la organización y planificación, mis compañeras y compañeros te lo pueden decir y es que cuando eso lo haces bien y MUY IMPORTANTE, sigues la planificación que te has marcado por pereza que te dé, todo al final va llegando. Esto de la “pereza” o “procrastinación” es algo que, por suerte, a mí no me tocó el día que repartieron las habilidades y la verdad, ¡estoy muy contenta por ello!

Soy, y no digo me considero, disculpa si parezco algo engreída, es que me conozco muy bien, al menos en esto de la planificación, extremadamente cuidadosa cumpliendo mi agenda. Me pongo a primeras horas lo que menos me apetece, o a última a veces, en función de cómo de “espabilada” me sienta y a no ser que salga algo de “vida o muerte”, como suelo decir, pase lo que pase, cumplo lo que me he fijado.

Piensa que todos tenemos muchísimas cosas que hacer y si nos organizamos y planificamos y luego no lo seguimos, ¡hemos perdido el tiempo! Obviamente, siempre en esta planificación me dejo huecos para imprevistos, colchones de tiempo, porque sé que los voy a necesitar para llamadas o para imprevistos, pero eso sí, lo que está en la agenda, ¡se cumple!

Te voy a contar algo que me sucedió con un directivo con el que hacía coaching. Trabajaba en una empresa que por el tipo de organización que era, el 60-70% de su tiempo era resolver imprevistos. Revisamos su agenda y era increíble, no había un huevo libre, de domingo a medio día hasta el viernes a muy última hora, ¡apenas dejaba 10 minutos para comer! Era algo que me dejó atónita. Su día comenzaba a las 6 de la mañana y terminaba a las 11 de la noche, y esto le llevaba a no poder conciliar bien el sueño. Imaginaros el nivel de estrés, ansiedad y todo lo que se os ocurra que tenía esta persona. Mi objetivo, el que la persona me planteó, fue que le ayudara a cambiar su agenda para poder empezar a “respirar”, que no dijo ni la palabra “vivir”. Tras ver su agenda y entender su trabajo mi pregunta era obvia: si tu trabajo está formado de imprevistos el 60-70% del tiempo, ¿tiene sentido para ti llenar la agenda de reuniones y tareas de 6 de la mañana a 11 de la noche sabiendo que no vas a cumplirlo ya de primeras? La respuesta de la persona es obvia, pero yo no buscaba el “no”, buscaba la reflexión. Estuvimos charlando, yo estuve entendiendo en profundidad su necesidad y cambiamos la agenda por completo. Esto no fue en una sola sesión obviamente, fue todo un proceso. Te lo resumo:

Primero que hicimos fue definir cuáles eran sus tareas fundamentales y claves, cuáles sí o sí tenía que hacer cada uno de los días. Qué tareas eran imprescindibles y tenían que estar sí o sí en su agenda. Una vez hecho esto, en segundo lugar, determinamos el tiempo de imprevistos de cada día de la semana, pues había una sería de hechos que hacían que unos días necesitara más colchones de tiempo que otros (recuerda que un colchón de tiempo es un tiempo que dejas vacío en tu agenda por los imprevistos que puedan surgir). En tercer lugar, hicimos una lista de tareas pendientes (fuera de las fundamentales y claves) y esta lista la priorizamos. Para ello, empleamos la matriz de Eisenhower. Le expliqué alguna otra herramienta, pero me dijo que esta matriz era la que más conocía y la que le resultaba más fácil emplear. En cuarto lugar, le expliqué el método GTD, Getting Things Done, (de dejo los posts a la parte 1 y la parte 2) y seleccionamos de él qué prácticas, partes del método le eran interesantes para aplicar. Finalmente, configuramos su agenda nuevamente con todo lo que habíamos trabajado.

Te cuento que, hoy en día esta persona sigue trabajando su agenda de la manera que establecimos de forma continuada. Mejoró mucho su estrés en el trabajo. La carga de trabajo no bajó, pero mejorar su forma de organizarse, le ayudó a sentirse más tranquilo y sobre todo a sentir que, aunque el trabajo no lo tuviera todo hecho, sí lo tenía todo controlado, lo que ayuda a relajarse y entre otras cosas, a descansar mejor por las noches.

¿Algo parecido te sucede? Pues te animo a trabajar en tu planificación diaria, ¡verás qué cambio!

Espero que te haya resultado interesante, si tienes alguna duda aquí me tienes y ya sabes, si te gusta, ¡comparte!

Cristina González Manzano

Consultora de Talento. 

Coach Certificada. SCRUM Master. Agile Coach. CoP Management 3.0

Formación I Agilidad (Agile) I Coaching I Orientación Profesional

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